Podanie, wniosek, życiorys i CV, list motywacyjny, upoważnienie, reklamacja, odwołanie. Po stronie instytucji: zaświadczenie, decyzja, protokół, regulamin, umowa, ustawa. Każdy z tych tekstów ma ustaloną budowę — i właśnie ona jest jego największą zaletą: czytelnik wie, gdzie czego szukać.
W prawym górnym rogu miejscowość i data. Po lewej dane nadawcy, niżej, po prawej — adresat. Potem treść: najpierw prośba, następnie uzasadnienie. Na końcu zwrot grzecznościowy i własnoręczny podpis, a jeśli trzeba — wykaz załączników. Prośbę formułuje się jasno i jednym zdaniem: „Proszę o…”.
Styl urzędowy dąży do jednoznaczności, dlatego używa terminów, powtarza te same wyrazy zamiast synonimów i unika emocji. Stąd formy bezosobowe i strona bierna („wniosek zostaje rozpatrzony”), konstrukcje rzeczownikowe („w celu dokonania zapłaty”) i stałe formuły („uprzejmie proszę”, „w załączeniu przesyłam”).
Nadmiar formuł, który zaciemnia sens; mieszanie rejestrów (zwroty potoczne w podaniu); brak daty i podpisu; uzasadnienie dłuższe niż sama prośba. W życiu szkolnym najczęstszy przykład to podanie do dyrektora — tu jasność jest ważniejsza niż urzędowy ton.